บทนำ

หลังจากที่ดึงข้อมูลเข้ามายังฐานข้อมูลในซอฟแวร์เรียบร้อยแล้ว จะต้องเปลี่ยนชื่อของผู้ใช้งาน เนื่องจากข้อมูลที่ดึงเข้ามา ชื่อจะเป็นตัวเลขเดียวกับรหัสประจำตัว ID

หมายเหตุ : ในที่นี้จะขอเปลี่ยนเป็นชื่อภาษาอังกฤษ ตามตัวอย่างเอกสารรายชื่อผู้ใช้งานในรูปแบบบริษัท

รายละเอียด

1.กดปุ่ม “พนักงาน”จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา ให้เลือกหมายเลข ID แรก โดยคลิกให้เป็นแถบสีน้ำเงินตรงชื่อ NAME ด้านล่างให้เปลี่ยนเป็นชื่อตามเอกสารรายชื่อผู้ใช้งาน หลังจากที่เปลี่ยนคนแรกแล้วก็ให้กดหมายเลขถัดไป แล้วแก้ไขชื่อจนกว่าจะครบทุกคน หากแก้ไขครบแล้วให้กดปุ่ม “บันทึก” ที่อยู่ด้านบน

2.แก้ไขชื่อผู้ใช้งานตรงชื่อ NAME ให้ครบ โดยที่ยังไม่ต้องใส่ข้อมูลอื่นๆ ก็ได้ หลังจากนั้นจะได้ข้อมูลดังรูปด้านล่าง ปิดหน้าต่างนี้เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

3.กดเลือก “ส่งข้อมูลผู้ใช้งาน/ลายนิ้วมือไปเครื่อง” จะมีหน้าต่างปรากฎขึ้นมาแล้วกดปุ่มดำเนินการดังรูปด้านล่าง

4.ส่งข้อมูลผู้ใช้งาน/ลายนิ้วมือไปเครื่อง” จะมีรายงานแสดงขึ้นมาดังรูปด้านล่าง

5.ตรวจสอบการส่งข้อมูลไปยังเครื่อง โดยให้ผู้ใช้งานคนใดคนหนึ่งลองสแกนลายนิ้วมือที่ช่องสแกน แล้วดูผลการสแกนที่หน้าจอเครื่องจะปรากฏดังรูปด้านล่าง (ตัวอย่างจะให้ผู้ใช้งาน ID 1001 เป็นผลสแกน)

6.ต่อไปจะเป็นการตั้ง วันที่ และเวลาที่อยู่บนเครื่องสแกนลายนิ้วมือให้ตรงกับเวลาและวันที่ ในเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาการลงเวลาผิดพลาด หากมีการใช้งานจริง โดยให้เชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือกับตัวซอฟแวร์หลังจากเชื่อมต่อแล้ว ให้ดำเนินการตามรูปด้านล่าง

7.หลังจากกดปุ่ม “อ่านค่า” จะมีช่อง Date Format , Voice และปุ่มตั้งค่า ขึ้นมา ให้เซตค่าดังรูปด้านล่าง

หลังจากดำเนินผ่านขั้นตอนที่ 7 แล้ว ให้ดูที่หน้าจอเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ค่าวันที่และเวลาจะตรงกับเครื่องคอมพิวเตอร์

บทนำ

หลังจากที่ลงทะเบียนลายนิ้วมือผู้ใช้งานเสร็จสิ้นแล้ว ภายในเครื่องจะมีเพียงลายนิ้วมือและรหัสประจำตัวID เทำนั้น ผู้ดูแลระบบจะต้องดึงข้อมูลที่อยู่ในเครื่องสแกนลายนิ้วมือเข้ามายังฐานข้อมูลของซอฟแวร์ที่ติดตั้งไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ วิธีการดึงข้อมูลลายนิ้วมือและรหัสประจำตัวจะแบ่งออกเป็น 2 แบบ ซึ่งแล้วแต่รุ่นของเครื่องที่ลูกค้าติดตั้ง

ลำดับขั้นตอนการดึงข้อมูลลายนิ้วมือจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

1.เปิดโปรแกรม Attendance Management ขึ้นมาแล้วทำการเชื่อมต่อ หลังจากนั้นให้กดปุ่ม “ดึงข้อมูล ผู้ใช้งาน / ลายนิ้วมือจากเครื่อง “ ดังรูปด้านล่าง

2.จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมาดังรูปด้านล่าง

3.ให้กดปุ่ม “เลือกดูผู้ใช้ภายในเครื่อง” ซอฟแวร์จะดึงลายนิ้วมือและรหัสประจำตัว ID ผู้ใช้งานที่ลงทะเบียนแล้วมาแจ้งเป็นรายการในช่องจำนวนผู้ใช้ใหม่ ดังรูปด้านล่าง

4.ให้กดปุ่ม “เลือกทั้งหมด” จะมีเครื่องหมายถูก ตรงหน้ารหัส ID แล้วให้กดปุ่ม “ดึงข้อมูล” ตัวซอฟแวร์จะดึงข้อมูลจากตัวเครื่องมายังเครื่องคอมพิวเตอร์ หลังจากเสร็จสิ้นจะปรากฎหน้าต่างดังรูปด้านล่าง

5.ให้กดปุ่ม “เลือกทั้งหมด” อีกครั้ง จะมีเครื่องหมายถูก ตรงหน้ารหัส ID แล้วให้กดปุ่ม “เลือกดูผู้ใช้งานในตัวเครื่อง”รายการของผู้ใช้งานที่ลงทะเบียนแล้วจะย้ายมาอยู่ในช่อง “จำนวนผู้ใช้ในฐานข้อมูล “ ในฐานข้อมูลของซอฟแวร์จะมีลายนิ้วมือและรหัส ID ของผู้ใช้งานอยู่ทั้งหมด ให้ปิดหน้าต่างนี้ได้

6.ตรวจสอบว่าข้อมูลได้เข้ามายังฐานข้อมูลในซอฟแวร์หรือยัง ให้กดปุ่ม “พนักงาน “ จะมีหน้าต่างขึ้นมาแล้ว ให้กดตรงชื่อองค์กร จะมีรายการปรากฎขึ้นมาแสดงว่าข้อมูลได้อยูในเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว

3.1 เตรียมการ
ผู้ดูแลระบบจะเป็นผู้ควบคุมการลงทะเบียนลายนิ้วมือ โดยจะต้องมีเอกสารรายชื่อผู้ใช้งานจาก
ขั้นตอนก่อนหน้านี้เป็นเอกสารอ้างอิง และเตรียมเครื่องสแกนลายนิ้วมือที่ท่านต้องการจะลงทะเบียน โดยยังไม่ต้องต่อเชื่อมเข้ากับคอมพิวเตอร์ก็ได้

ข้อแนะนำในการลงทะเบียนลายนิ้วมือ
1. ควรทำความสะอาดมือทั้งสองข้าง ก่อนลงทะเบียนลายนิ้วมือ
2. ควรมีการลงทะเบียนลายนิ้วมือไว้อย่างน้อยท่านละ 2 ลายนิ้วมือ เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาสแกน
ลายนิ้วมือไม่ได้เนื่องจากเกิดอุบัติเหตุเกี่ยวกับนิ้วที่ลงทะเบียนไว้
3. แนะนำให้ใช้นิ้วชี้มือขวาเป็นลายนิ้วมือหลัก และนิ้วชี้มือซ้ายเป็นลายนิ้วมือสำรอง
4. การวางนิ้วมือในช่องสแกน
วางนิ้วมือให้อยู่กึ่งกลางแบบชิดกับที่สแกน แต่ไม่ควรวางในลักษณะกด

ไม่ควรเหลือที่ว่างระหว่างนิ้ว ไม่วางไปด้านใดด้านหนึ่ง ไม่วางขวาง 

  3 . 2 ขั้นตอนการลงทะเบียนลายนิ้วมือ

1.เปิดเครื่องสแกนลายนื้วมือที่หน้าจอจะปรากฏ เวลา /วันที่ ไม่ต้องปรับค่าใดๆ กดปุ่ม MENU	2.ปรากฏ Menu ให้ลูกศรชี้ไว้ที่ User Manage แล้วกดปุ่ม OK
3. ปรากฏ User Manage ให้ลูกศรชี้ที่ Enroll User แล้วกดปุ่ม OK	4. ปรากฏ Enroll User ให้ลูกศรชี้ที่ Enroll FP แล้วกดปุ่ม OK
5. ปรากฏเมนู New Enroll เครื่องจะกำหนด เป็น 00001 มาให้	6. ให้เปลี่ยนเป็นหมายเลข ID ตามเอกสาร ผู้ใช้งาน โดยกดเลข 01001 แล้วกด OK
7. ตัวเครื่องจะแจ้ง ID 01001-0 ขึ้นมา (เลข 0 ตัวหลังสุดคือ นิ้วหลัก ) วางนิ้วในช่องสแกน	8. ยกนิ้วออก เครื่องจะแจ้งให้วางนิ้วเป็นครั้งที่ 2 (ให้ใช้นิ้วเดียวกับที่ว่างครั้งแรก)
9. ยกนิ้วออก เครื่องจะแจ้งให้วางนิ้วเป็นครั้งที่ 3(ให้ใช้นิ้วเดียวกับที่ว่างครั้งแรก)	10. หลังจากวางนิ้วครบ 3 ครั้ง เครื่องจะถามว่าให้บันทึกหรือไม่ให้กดปุ่ม OK
11. เครื่องจะถามว่าลงทะเบียนคนใหม่ต่อไปหรือไม่่ ให้กดปุ่ม ESC	12. เครื่องจะถามว่าสำรองลายนิ้วมือ หมายเลข01001 หรือไม่ ให้กดปุ่ม OK
13. เครื่องแสดง ID 01001-1 (เลข 1 ตัวหลังสุดคือ นิ้วสำรองนิ้วที่ 1 ) วางนิ้วในช่องสแกน	14. ยกนิ้วออก เครื่องจะแจ้งให้วางนิ้วเป็นครั้งที่ 2
15.ยกนิ้วออก เครื่องจะแจ้งให้วางนิ้วเป็นครั้งที่ 3	16. หลังจากวางนิ้วครบ 3 ครั้ง เครื่องจะถามว่าให้บันทึกหรือไม่ให้กดปุ่ม OK
17. เครื่องจะถามว่าจะสำรองลายนิ้วมือต่อหรือไม่ ไม่สารองแล้ว ให้กดปุ่ม ESC	18. เครื่องจะถามว่าลงทะเบียนคนต่อไปหรือไม่่(รหัส ID 01002)

ต่อจากขั้นตอนที่ 18 หากผู้ดูแลระบบต้องการให้มีการลงทะเบียนต่อเนื่องไปก็ให้กดปุ่ม OK แล้วให้เริ่มทำตามขั้นตอนที่ 6 ดังที่ผ่านมา หากไม่ต้องการลงทะเบี ยนต่อไปก็ให้กดปุ่ ม ESC
จนกว่าจะออกมายังหน้าหลักเหมือนรูปในขั้นตอนที่1

หมายเหตุ

หากในขั้นตอนการวางนิ้วแล้วมีข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้

	ระหว่างที่สแกนลายนิ้วมือแล้วมีเสียงว่า Please Try Again แล้วที่หน้าจอปรากฎดังรูป แสดงว่าการวางนิ้วเวลาสแกนไม่ถูกต้องเครื่องจะให้วางนิ้วใหม่
	หลังจากที่สแกนลายนิ้วมือครบทั้ง 3 ครั้งแล้วมีเสียงว่า Duplicate Finger แล้วที่หน้าจอปรากฎดังรูป แสดงว่าการวางนิ้วเวลาสแกนซ้ำกับลายนิ้วมือที่มีอยู่ในเครื่องอยู่แล้ว ให้เปลี่ยนนิ้วใหม่

         บทนำ

หลังจากที่ได้ลงทะเบียนลายนิ้วมือเรียบร้อยแล้ว ให้ผู้ดูแลระบบนำเครื่องเชื่อมต่อเข้ากับระบบเครือข่าย(Network ) โดยผ่านฮับด้วยสายแลนหรือต่อเข้าโดยตรงกับช่องแลนของคอมพิวเตอร์ สำหรับในขั้นตอนการเชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์จะไม่ขอกล่าวถึงในเนื้อหานี้ เนื่องจากทางบริษัทได้ติดตั้งให้อยู่แล้วหากลูกค้าซื้อไปติดตั้งเองขอให้ดูรายละเอียดการเชื่อมต่อและรายละเอียดการเซ็ตค่าต่างๆ รวมถึงการลงซอฟแวร์การจัดการลงเวลาที่อยู่ในชุดที่แนบมากับเครื่องได้ในภาคผนวกท้ายคู่มือเล่มนี้

การตั้งค่าวันที่และเวลาในเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อนการใช้งานซอฟแวร์

1. เข้าในส่วนของ Control Panel คลิกเลือกที่หัวข้อนี้

2.คลิกเลือกหัวข้อ Regional and Language Options

3.เลือกกดปุ่ม Custommize.

4.เลือกตรง Time และตรงชื่อ Time format เลือก HH:mm:ss

5.ในส่วน Date ตรง Calendar type : เลือก คริสตศักราช, Short date format : เลือก dd/MM/yyyyLong date format: เลือก d MMMM yyyy,เสร็จแล้วกดปุ่ม Applyและ ปุ่ม OK

6.ย้อนไปยังหน้าต่างในขั้นตอนที่ 2 แล้วเลือก Date and Time

7.เลือกตรง Time Zone เลือก (GMT+07:00) Bangkok , Hanoi , Jakata

การเชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือกับซอฟแวร์

1. เชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือเข้ากับระบบเครือข่าย เปิดเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ยังไม่ต้องสนในวันที่ และเวลาบนหน้าจอ หากไม่ตรงกับเวลาจริง
2. เปิดซอฟแวร์ Attendance Management จะปรากฏหน้าต่างตามรูปที่ 1

3. เพิ่มเครื่องสแกนลายนิ้วมือลงในซอฟแวร์โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1.คลิกปุ่ม “อุปกรณ์”

2.จะมีหน้าต่าง “ระบบปรับตั้งและอ่านค่าจากเครื่อง “ ช่องรายการเครื่อง จะไม่มีรายการเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

3.ให้เซตค่าตามช่อง Comunication parameter ดังรูปด้านล่าง แล้วกดปุ่ม SAVE หมายเหตุ : ในช่อง IP Address  ตัวเลขที่ใส่จะต้องตรงกับหมายเลข IP ที่ตั้งไว้ในเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

4.หลังจากที่เพิ่มรายการอุปกรณ์แล้ว จะปรากฏรายการเครื่องสแกนลายนิ้วมือขึ้นมา ดังรูปด้านล่างหากต้องการเพิ่มเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ถ้าภายในองค์กรมีเครื่องสแกนลายนิ้วมืออยู่หลายเครื่องก็ทำตามขั้นตอนที่ผ่านมา โดยเซตให้หมายเลขเครื่องและ IPAddressต่างกันให้กดตรงชื่อเครื่องจะมีแถบสีน้ำเงิน

5.ต่อไปให้กดปุ่ม “เชื่อมต่อเครื่อง” ดังรูปด้านล่าง

6.ให้สังเกตุสัญลักษณ์ดังรูปด้านล่าง หากสามารถติดต่อเครื่องได้แล้ว

2.1 บทนำ
การกำหนดเงื่อนไขการทำงานของผู้ใช้งานจะมีรายละเอียดในเรื่องของเวลาการทำงานในแต่ละวันและช่วงเวลาทำงาน ซึ่งผู้ใช้งานแต่ละคนจะมีเงื่อนไขการทำงานไม่เหมือนกัน แล้วแต่ตำแหน่ง หน้าที่ และแผนกที่สังกัด ( ในกรณีของอพาร์ทเม้นต์อาจไม่ได้ให้ความสำคัญกับหัวข้อนี้

2.2 ตัวอย่าง
ทำงานปกติ คือ จันทร์ – ศุกร์ ( วันละ 9.5 ชั่วโมง )
ช่วงเช้า  เข้างาน 8.00 น. – 12.00 น. ( เวลาช่วงเช้า 4 ชั่วโมง )
พักเที่ยง  เริ่มพัก 12.00 น. – 12.30 น. ( เวลาช่วงพัก 30 นาที )
ช่วงบ่าย  เข้างาน 12.30 น. – 18.00 น. (เวลาช่วงบ่าย 5 ชั่วโมง 30 นาที )

ทำงานล่วงเวลา
พักรับประทานอาหาร เริ่มพัก 18.00 น. – 18.30 น. ( เวลาช่วงพัก 30 นาที )
ช่วงล่วงเวลา ( OT ) เริ่มงาน 18.30

ทำงานเสาร์และอาทิตย์ ทำงานในวันหยุดกำหนดเวลาวันละ 8 ชั่วโมง
ช่วงเช้า เข้างาน 8.00 น. – 12.00 น. (เวลาช่วงเช้า 4 ชั่วโมง )                                                                        พักเที่ยง เริ่มพัก 12.00 น. – 12.30 น. (เวลาช่วงพัก 30 นาที)
 ช่วงบ่าย เข้างาน 12.30 น. – 16.30 น. (เวลาช่วงบ่าย 4 ชั่วโมง )
 ช่วงเวลาทำงานนี้จะใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2551 – 31 ธันว่าคม 2551

แผนกที่ใช้ช่วงเวลาทำงานปกติ ได้แ้ ก่
1. แผนกบัญชี 2. การเงิน 3 . จัดซื้อ 4 . ธุรการ
แผนกที่ใช้ช่วงเวลาทำงานปกติและช่วงทำงานล่วงเวลาได้แก่
1. เทคนิค
แผนกที่ใช้ช่วงเวลาทำงานปกติ ช่วงเวลาทำงานล่วงเวลา และทำงานเสาร์อาทิตย์ ได้แก่
1. การผลิต 2. บรรจุ 3. ขนส่ง 4. คลังสินค้า

วิธีการเตรียมความพร้อมก่อนใช้งานเครื่องบันทึกเวลา
1. ทำเอกสารรายชื่อผู้ใช้งาน
2. กำหนดเงื่อนไขการทำงานของผู้ใช้งาน
3. ลงทะเบียนลายนิ้วมือ
4.การเชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือเข้ากับซอฟแวร์ในคอมพิวเตอร์
5. ดึงข้อมูลลายนิ้วมือที่ลงทะเบียนไว้ในเครื่องสแกนลายนิ้วมือมายังซอฟแวร์
6. ปรับรหัสประจำตัว (ID) ให้เป็นชื่อตามเอกสารรายชื่อผู้ใช้งาน และ กำหนดค่าต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับตัวเครื่องสแกนลายนิ้วมือ
7. กำหนดแผนกหรือฝ่ายให้กับผู้ใช้งาน
8. สร้างตารางเวลา
9. การกำหนดวันหยุดของบริษัท
10. การลาของพนักงาน
11. การกำหนดวันลาหยุดของพนักงาน
12. การลืมลงเวลาเข้า – ออกงาน
13. การเข้างานสาย – กลับก่อน
14. การกำหนดระเบียบการลงเวลาทำงาน
15. การตรวจสอบพนักงานที่อยู่ในหน้าที่
16. การคำนวณผล การลงเวลาทำงาน
17.วิธีการลบข้อมูลผู้ใช้บนเครื่องสแกนและฐานข้อมูลผ่านโปรแกรม